KU Leuven wint Fair ICT Awards 2020: best practices

Op 15 december nam KU Leuven de Fair ICT Award 2020 in ontvangst: een bekroning van een traject dat al in 2009 begon. Stapje voor stapje implementeert KU Leuven steeds meer duurzaamheids- en mensenrechtenaspecten in hun ICT-beleid. Sofie Pieraerd, Bram Vermeir en Jan De Baere van de dienst ICTS doen het proces uit de doeken en stellen hoge ambities voor de toekomst. Van Hoecke nv en Universiteit Gent vielen net naast de prijzen.

 

ICT duurzaam en fair aankopen

 

Bram Vermeir, ICT-aankoper KU Leuven: “De laatste 2 jaar hebben we grote stappen gezet om de aankoop van ons ICT-materiaal te verduurzamen, zowel op vlak van duurzaamheid als mensenrechten. Onze grootste hefboom daarin is ons Clients-dossier: de aankoop van desktop computers en laptops, goed voor zo’n 5.000 toestellen per jaar. We hebben aandacht besteed aan duurzaamheidslabels, maar ook gekeken naar de herstelmogelijkheden en de garantieperiode. Die factoren hebben mee een rol gespeeld in het beoordelen van de leveranciers. Voor kopieerapparaten en multifunctionals probeerden we hetzelfde te doen. Dat lag moeilijker: de markt is er minder rijp voor dergelijke criteria dan bij clients-apparatuur.

“De mensenrechtenclausule komt nu in alle hardwarebestekken te staan. Concreet vragen we aan leveranciers om met ons in dialoog te gaan over mensenrechten in de toeleveringsketen. Dat is de minimumvereiste”, Bram Vermeir, KU Leuven


“Ons engagement naar mensenrechten toe is het recentst. Daarin zijn we nog veel aan het bijleren. In het contract met de leverancier voor kopieermachines hebben we al een mensenrechtenclausule toegevoegd. Om die op te stellen vroegen we hulp bij HIVA, het Onderzoeksinstituut voor Arbeid en Samenleving, een onderzoekseenheid van KU Leuven die verschillende trajecten heeft opgestart rond mensenrechten in de toeleveringsketens van de universiteit, waaronder een ICT-traject.

“Die clausule komt nu in alle hardwarebestekken te staan. Concreet vragen we aan leveranciers om met ons in dialoog te gaan. Dat is de minimumvereiste. We vragen ook rapportage over de mensenrechtensituatie in hun eigen toeleveringsketen, over hoe ze omgaan met obstakels en over welke acties ze nemen. Jaarlijks zitten we samen om hun actiepunten te overlopen. Ze dienen ook een contactpersoon aan te stellen die ons te woord staat. Geen verkoper, maar iemand die zelf met deze materie bezig is. Daarnaast vragen we in de clausule om transparantie rond de producten die aan KU Leuven

geleverd worden, zoals de locaties van de assemblagefabrieken en de gegevens van hun eigen toeleveranciers.

“Zelfs voor onze leveranciers is het niet altijd eenvoudig om aan al die informatie te komen: we hopen het bewustzijn zo ook bij hen te verhogen. Bovendien leren we zelf enorm veel bij over toeleveringsketens en de processen die daarmee gepaard gaan.

“Toen we ons belangrijkste contract - het Clients-dossier - laatst gunden, stond die clausule er jammer genoeg nog niet in. Pas in 2023 wordt dat contract hernomen. Dat was voor ons te lang wachten. Dus hebben we nu al aan de huidige leverancier (HP) gevraagd om met ons in dialoog te gaan. We zijn blij dat ze toestemden en we hebben tot nu toe al heel wat bijkomende transparantie verkregen over de manier waarop zij met mensenrechten omgaan.

“We stuurden hen om te beginnen een gedetailleerde vragenlijst op rond de problematiek. Eerlijk: in het begin kregen we het typische high-level antwoord op onze vragen. Dat Ja-hoor-we-zijn-er-mee-bezig-marketingpraatje volstond voor ons niet. Tijdens onze laatste vergadering gingen we echt in gesprek met de HP-medewerkers die zelf de audits uitvoeren in de productielocaties van HP. Die auditrapporten hebben ze vrijgegeven, inclusief de bijbehorende pijnpunten. Op basis daarvan slaagden we erin veel concretere vragen stellen, en betere antwoorden te krijgen. HIVA en Electronics Watch hebben ons echt geholpen om dieper door te dringen.

“We kijken ook naar onszelf: aan de leverancier vroegen we wat wíj kunnen doen om de druk op de toeleveringsketens te verlichten”, Bram Vermeir, KU Leuven


“Maar we kijken ook naar onszelf. Aan de leverancier vroegen we ook wat wíj kunnen doen om de druk op de toeleveringsketens te verlichten. Dat proces werkt in 2 richtingen. Die laatste vraag zijn ze bij HP duidelijk niet gewoon. Ook voor hen is het zoeken hoe ze daarmee moeten omgaan. We leren allebei van dit project, en gaan dit zeker herhalen bij andere leveranciers in de toekomst.”

 


ICT duurzaam en fair inzetten


Jan De Baere, diensthoofd Dienst Lokale Infrastructuur en Ondersteuning bij ICTS (KU Leuven): “Al in 2009 startten we met allerlei initiatieven om ICT op een duurzamere manier aan te pakken. De eerste vraag die we ons stelden was toen: hoe kunnen we de levensduur van onze apparatuur verlengen? Daarop dachten we een concept uit van primaire en secundaire gebruiksscenario’s.

“We hebben zo’n 6.000 pc’s in ons beheer. Die moeten standaard 4 jaar meegaan, en worden in de loop van het vijfde jaar vervangen, net zoals servers. Maar voor schermen, toetsenborden, muizen, routers, switchen en wifi-accesspoints streven we naar 8 jaar. Na

4 à 5 jaar begint voor een laptop of pc een tweede leven als kiosk-, uitleen- of labo-pc. 10% van onze hardware zit nu in zo’n tweede fase.

“10% van onze hardware zit nu in een tweede leven”, Jan De Baere, KU Leuven


“Als er zich een probleem voordoet op vlak van beveiliging, of als een apparaat bepaalde software niet meer aankan, gaat het wel vroeger uit dienst. Zelfs dan krijgt een toestel nog een tweede kans in een minder riskante context, zoals in het onderwijs of aan een studentenvereniging die een eigen server nodig heeft.

“Daarna kijken we buiten de universiteit zelf. Het KU Leuven-personeel kan afgeschreven hardware aan de restwaarde aankopen. Via Close The Gap doneren we toestellen die we niet meer kunnen verkopen. In de laatste 2 jaar tellen we zo 1.900 donaties. 75% kreeg nogmaals een extra leven, 25% werd als e-waste verwerkt. Soms kunnen we ze ook opnieuw inleveren bij de leverancier, in ruil voor een korting op een volgende bestelling. Wat echt niet meer bruikbaar is, gaat naar Renewi of Coolrec, maar dat beperken we tot het absolute minimum.

“Vanaf 2014 zijn we gestart met een traject om het print- en kopievolume van de universiteit te verminderen. De eerste stap was het afbouwen van het aantal printers. Nu beheren we een 50-tal printers. De meeste toestellen zijn aangesloten op een netwerk. Dat laat ons toe om zuinige instellingen, zoals standaard tweezijdig printen, over alle printers te synchroniseren.

“Daarnaast maakten we de overstap naar laserprinters en installeerden we een systeem waarbij een printeropdracht pas wordt uitgevoerd als je op de printer inlogt met je personeels- of studentenkaart en je de opdracht ter plaatse vrijgeeft. Zo wordt er nooit meer per ongeluk of op een verkeerde printer uitgeprint. Deze service bieden we aan alle IT-diensten van KU Leuven aan. In totaal is deze actief op meer dan 2.500 printers. 6% van de bladzijden die naar onze printers gestuurd wordt, drukt men nooit af. Goed voor een papierbesparing van jewelste: op de 33 miljoen uitgeprinte bladzijden per jaar, sparen we 1,3 miljoen bladzijden uit.

“In bibliotheken en leercentra maakten we scannen gratis. Voor kopiëren en voor printen moet je wel betalen. Nu al zijn 5% van alle jobs scanjobs; een aantal dat jaar na jaar stijgt.

“Ook in stijgende lijn: videovergaderen en online onderwijs. Daar zit COVID-19 natuurlijk voor een stuk tussen. Een groot deel van de infrastructuur was voor corona al beschikbaar, zoals Skype voor Bedrijven voor videoconferencing en Kaltura voor lesopname en streaming. Dit aanbod breidden we uit met Microsoft Teams en Blackboard Collaborate voor online vergaderen en onderwijs, en met een eigen streamingplatform: livestream.kuleuven.be. Met vestigingen van Brugge tot Hasselt sparen we daardoor behoorlijk wat fysieke verplaatsingen uit. Tijdens corona is het

gebruik geëxplodeerd: voor Skype voor Bedrijven gingen we gedurende de eerste lockdown van 2.600 vergaderingen per maand naar 31.800. In Blackboard Collaborate zien we vanaf eind september op lesdagen gemiddeld 3.500 sessies per dag met zo’n 15.000 unieke gebruikers die continu verbonden zijn. Vanaf begin november – als gevolg van code rood – steeg dit tot gemiddeld 5.000 sessies per dag voor meer dan 30.000 unieke bezoekers per dag. Op het streamingplatform verschijnen gemiddeld 3.000 simultane kijkers de hele dag lang. Dagelijks worden ook gemiddeld tussen de 60.000 en 70.000 lesopnames en kennisclips bekeken. We voorzien natuurlijk op zoveel mogelijk plaatsen ook de nodige hardware die compatibel is met al die platformen. Deze indrukwekkende transformatie naar een hybride en online universiteit is intussen bekroond met de ‘Covid-19 Project of the Year 2020'-award, uitgereikt door Data News op 2 december.

“Tot slot werken we ook hard aan onze datacenters. Tussen 2009 en 2015 zijn we van 60 – vaak niet zo efficiënte – computerzalen naar 8 zalen gegaan, verdeeld over de campus. We bouwden ook een gloednieuw centraal datacenter, met verregaande aandacht voor Green IT. De meeste winst boeken we door servervirtualisatie: we vervangen fysieke servers door virtuele servers, die we dan samen op één stuk hardware laten draaien. Van onze 2.700 servers is wel 90% virtueel.

“Energiebesparing is daarin de grootste werf. Datacenters creëren veel warmte, en moeten gekoeld worden. Maar het hoeft er niet zo fris te zijn als in de lokalen of kantoren. Doordat we werken met relatief hoge koelwatertemperaturen, voldoet passieve koeling via eenvoudige ventilatie van de buitenlucht voor het grootste deel van het jaar. Enkel in de warme zomermaanden is extra actieve koeling noodzakelijk. De koude en warme zones in het datacenter houden we bovendien strikt gescheiden, zodat koude lucht 100% ingezet wordt voor koeling van servers. De door de servers geproduceerde warmte dumpen we niet in de omgeving, we gebruiken een warmtepomp om deze restwarmte te recycleren voor de verwarming van onze kantoren.”



Hoe start je zelf met Faire ICT?


Sofie Pieraerd, hoofd Klanten- en Servicecentrum van ICTS (KU Leuven): “Voor duurzame IT-aankopen bestaan er geen magische oplossingen. Er is geen enkel certificaat of clausule waarvan je kan zeggen ‘Als ik dit in mijn bestek opneem ben ik duurzaam of fair bezig’. De bruikbaarheid van die labels en certificaten verschilt bovendien erg van product tot product. Voor laptops en desktops lukte het wel, voor printers blijkt het een stuk moeilijker.

“Voor duurzame IT-aankopen bestaan er geen magische oplossingen. Er is geen enkel certificaat of clausule waarvan je kan zeggen ‘Als ik dit in mijn bestek opneem ben ik duurzaam of fair bezig’”, Sofie Pieraerd, KU Leuven.


“Als eerste tip zou ik meegeven dat het belangrijk is je goed voor te bereiden: informatie inwinnen, leveranciers bevragen, onderzoek doen, enz. Zo vermijd je onaangename verrassingen later in het traject. Als je blindelings certificaten gaat eisen die bijvoorbeeld niet courant zijn in een bepaald marktsegment, rij je jezelf vast. Maar je hoeft ook niet te kiezen voor labels waar alle kandidaat-leveranciers al aan voldoen: je moet kunnen differentiëren. En pas op voor greenwashing.

“Extra moeilijkheid: de nieuwste technologieën – vaak duurzamer dan oudere technologieën – zijn op het moment van je aanbesteding soms nog niet gecertifieerd. Dan stel je die eisen best pas in de uitvoeringsfase.

“Naast een goede voorbereiding heb je ook een zekere expertise nodig. Dat is mijn tweede tip. Wanneer het over mensenrechten gaat, begeef je je namelijk op een domein dat veel breder gaat dan IT: er spelen ook wettelijke, juridische en socio-economische aspecten. Daar hebben wij als IT’ers vaak minder kaas van gegeten. Die expertise hoef je gelukkig niet per se in huis te hebben, er zijn organisaties die je daarbij kunnen helpen.

“Nog een tip: begin van onderuit. Zeker bij grote organisaties is het niet altijd eenvoudig om veranderingen in één trek door te voeren. Maar je hoeft niet te wachten op gewichtige beleidsaanpassingen: begin bij de zaken waar je zelf verantwoordelijk voor bent.

“Als vierde tip zou ik aanraden om niet in te boeten op security, bedrijfszekerheid of comfort van de gebruikers. We willen onze duurzame initiatieven op lange termijn verzekerd zien. Dat gaat moeilijk als je grote opofferingen in ruil vraagt.

“Tot slot geef ik graag mee dat je kosten best vergelijkt op de lange termijn. Als je je hardware langer wil laten meegaan, moet die eerst goed gebouwd zijn. Producten voor eindgebruikers worden vaak verlijmd, wat latere geheugen-updates of de vervanging van kapotte onderdelen uitsluit. Behuizing met schroefjes laat dat wél toe en gaat dus langer mee.

“We blijven timmeren aan de weg die we al hebben afgelegd. Als associatie hebben we de kracht om andere entiteiten en hogescholen binnen onze structuur mee te krijgen”, Sofie Pieraerd, KU Leuven.


“We blijven timmeren aan de weg die we al hebben afgelegd. De markt en de technologieën veranderen constant. Wat we zelf hebben geleerd, willen we graag delen met anderen. Maar we staan er evengoed voor open om input te krijgen van andere organisaties. Als Associatie KU Leuven hebben we ook de kracht om andere entiteiten en hogescholen binnen onze structuur mee te krijgen. Door samen te werken, behalen we de beste resultaten.”

Alle info over de KU Leuven-initiatieven rond duurzame IT vind je op www.kuleuven.be/icts/duurzaamheid .

De Fair ICT Awards 2020 is een initiatief van Fair ICT Flanders (een project van CATAPA, Bond Beter Leefmilieu, Ondernemers voor Ondernemers) en Vlaanderen Circulair.

 

ICTS, de centrale ICT-dienst van KU Leuven, ontvangt de Fair ICT Award 2020